Creashock

Creashock

Hoe samen tijd creëren?

NieuwsPosted by Dirk De Boe Sun, October 23, 2016 14:47:35

Als ik workshops geef of creatieve sessies begeleid, vraag ik vaak aan deelnemers: ‘wat houd er je tegen om creatief en innovatief te zijn’. Een van de antwoorden is dan steevast: ‘tijd’. ‘We zouden wel willen maar we krijgen onze projecten nu amper gedraaid.

En dat klopt ook vaak. Medewerkers rennen niet zelden de ganse dag van hot naar haar en moeten ook ’s avonds en in het weekend aan de bak om achterstallig werk of mails in te halen.

We morsen met onze tijd in onze organisaties

Nochtans verspillen we in onze organisaties ongelooflijk veel tijd. Dat medewerkers daar niet wakker van liggen, tot daar aan toe. Dat bedrijfsleiders en andere verantwoordelijken deze inefficiëntie blijven accepteren, is eigenlijk wel heel straf. Moest er in de fabriek een inefficiëntieverlies zijn van 20%, dan wordt er meteen een aktieplan en een taskforce opgericht. Dat we 20% van onze tijd en vaak veel meer verkwisten, vinden de leiders van onze organisaties blijkbaar niet erg.

Een opleiding time management is niet de oplossing

Uiteraard helpt het als iedereen zijn persoonlijke tijd beter benut. Bijvoorbeeld door je taken in te delen volgens het (niet) dringend/(on)belangrijk principe en daar de juiste keuzes te maken. Echter, de meeste tijd gaat verloren in de interactie tussen de collega’s. We zijn vaak kampioenen in het stelen van tijd. Wil je als organisatie tijd creëren, dan zul je het samen moeten doen.

Een week lang niet vergaderen

Hoeveel vergaderingen beginnen en eindigen op tijd? Hoeveel vergaderingen worden goed voorbereid? Van hoeveel vergaderingen wordt er een verslag gemaakt? Op hoeveel vergaderingen zitten mensen die er niet moeten zijn? Op hoeveel vergaderingen staat er vooraan iemand te presenteren terwijl iedereen zijn mails leest?

Een bedrijf in Nederland heeft ooit eens zijn medewerkers verplicht om een week lang niet te vergaderen. Tijdens die week zijn andere oplossingen naar boven gekomen maar hebben ze ook kunnen vaststellen dat bepaalde meetings niet meer nodig waren of te lang duurden.

In een start-up wordt er enkel vergaderd wanneer er behoefte aan is. Naarmate een organisatie groter wordt, is er meer nood aan structuur en overleg. Echter in veel van onze bedrijven zijn we hierin te ver gegaan en hebben we een vergadercultuur geïnstalleerd.

Een kaartje met vergadertips in elke vergaderzaal zal het wellicht niet doen. Wil je hier structureel iets aan doen, dan is er een gemeenschappelijk besef nodig en dienen er samen afspraken gemaakt en nageleefd te worden. Zo kan je bijvoorbeeld het waarom van de diverse vergaderingen eens in vraag stellen. Op die manier kan je massa’s tijd vrijmaken en ook een hoop sleur en frustratie uit je werkomgeving bannen.

We onderbreken elkaar om de 5 minuten

Een van de grootse tijdsvreters is je werk regelmatig moet laten vallen om iemand anders te woord te staan of om te antwoorden op een mail of een chatbericht. Het kost je verschillende minuten om weer te focussen op waar je mee bezig was. Veel mensen vragen zich op het eind van de dag vaak af wat ze die dag gedaan hebben. Of ze zijn gefrustreerd dat het werk dat ze zich voorgenomen hebben te doen, toch niet is gebeurd. We accepteren het ook niet van elkaar als we niet direct een antwoord krijgen. We willen op alles meteen een reactie. Dit gaat ten koste van veel efficiëntie bij onszelf en nog meer bij onze collega’s. Als organisaties mensen stimuleren om structureel te gaan voor blokken van tijd waarin ze niet onderbroken worden, wordt de tijd veel efficiënter gebruikt. Een van mijn medewerkers kloeg er destijds over dat hij te veel onderbroken wordt door zijn collega’s. Hij heeft een simpele oplossing bedacht: ‘In de voormiddag ben ik gesloten, in de namiddag en bij urgentie ben ik open’. Hij was positief verrast over de berg werk die hij vanaf dat moment elke dag kon verzetten. Dit is uiteraard niet in alle situaties mogelijk, maar in meer dan op je het eerste moment zou vermoeden.

Driehonderd mails per dag

Het aantal mails per dag dat je krijgt, lijkt wel een statussymbool geworden. Dit zorgt echter voor een continu drang om ze allemaal te beantwoorden en er vanaf te zijn. Echter, hoe meer we ze beantwoorden, hoe meer er terug komen. Toen Michel De Coster als bedrijfsleider begon bij een bedrijf, vroeg een van de medewerkers waarom hij zijn mail niet had beantwoord. ‘Was het meer dan 5 lijntjes?’, vroeg hij. ‘Ja’, antwoordde de medewerker. ‘Oh, dan lees ik het niet’, antwoordde Michel. Dat nieuws ging snel rond.

Mail waarvan je in copie staat slechts twee keer in de week lezen of jezelf bewust worden van het aantal mails die je verstuurt, zijn andere manieren om het mailverkeer drastisch te beperken. Ook hier is een gezamenlijke aanpak de enige weg. De leiding geeft hierbij natuurlijk best het voorbeeld.

En dan hebben we het nog niet gehad over …

De tijd die verkwist wordt aan het voorbereiden van saaie en inefficiënte presentaties waarbij niemand opkijkt van zijn laptop.

De tijd die sommige medewerkers verliezen omdat ze slecht of traag typen.

De tijd die veel van ons verliezen omdat we niet weten hoe we kunnen snellezen en tegelijkertijd meer onthouden.

De tijd die we besteden aan het ontwikkelen van verkeerde producten of diensten omdat we de klantenvraag onvoldoende duidelijk gemaakt hebben.

Zoals je ziet …

… snijdt het argument van ‘geen tijd’ niet altijd hout. We knoeien met tijd, we stelen tijd van elkaar en de 20% die ik aanhaalde is in veel organisaties nog zelfs een stuk hoger. Waar wachten we op?

Zelf aan de slag

Wil jij in je organisatie het tijdsprobleem samen en op creatieve wijze aanpakken? Dan kan je je hierin laten begeleiden door Creashock.

Neem contact op met dirk.deboe@creashock.be of bel op +32474949448.

De begeleiding kan in het Nederlands, het Frans en het Engels






Fill in only if you are not real





The following XHTML tags are allowed: <b>, <br/>, <em>, <i>, <strong>, <u>. CSS styles and Javascript are not permitted.
Posted by PAUL MEERT Mon, October 24, 2016 11:17:59

Wel wel Dirk; bijzonder fijn dat je als creatieve pionier de sprong naar de kern van Time management maakt, nu nog wat verder naar "Time -Out" en "NO - time" Management en we komen elkaar na al die jaren elkaar ongetwijfeld opnieuw tegen...;-)

Hartelijke en tijdloze groeten,
Paul